浙江省档案局 浙江省保密局关于加强涉密档案登记备份和数字化管理的通知

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浙档发〔2012〕42号

各市、县（市、区）档案局、保密局，省直各单位：

　　近年来，各地各单位按照省委、省政府的统一部署，积极开展档案与电子文件登记备份工作，取得了明显成效，为维护档案完整与安全、推进全省社会管理创新作出了积极贡献。但从全省情况看，一些地区和单位由于档案安全保密意识不强，存在着涉密档案登记备份不全、档案数字化违反安全保密规定等问题。为加强涉密档案安全管理，进一步深入开展涉密档案登记备份工作，现将有关事项通知如下：

　　一、充分认识涉密档案登记备份工作的重要意义

　　档案登记备份工作，是档案行政管理部门依据档案法律法规规定和省委、省政府的要求，进行档案监督检查、实施安全备份的行为。通过登记备份，将各单位形成的档案与电子文件以电子数据副本的形式保存到各级综合档案馆，实行异地异质备份，有利于各单位形成的档案与电子文件该归档的归档、该移交的移交，及时消除在文件形成、移交归档和保管阶段存在的各种隐患，消除在档案进档案馆前有可能存在的危及档案安全的各种软硬件环境因素，一旦发生突发性事件，各级档案部门能及时提供数据恢复。各单位形成的涉密档案与电子文件，是反映一个单位公务活动历史面貌的重要历史记录，是国家档案资源的重要组成部分，更需要通过登记备份加强监管，维护涉密档案完整、真实、安全和有效。

　　二、开展涉密档案登记备份，应符合国家保密工作有关规定

　　（一）明确涉密档案登记备份的范围。凡是属于各单位公务活动和内部管理中形成的、依照国家秘密法定程序定密、标有密级的档案及电子文件，都需要登记备份。其中绝密级档案暂不登记备份。

　　（二）按照规定办理涉密档案登记备份数据的报送。涉及国家秘密的档案登记备份，以电子公文、电子业务数据和传统档案数字化成果形式进行，采用光盘或移动硬盘等载体以离线方式报送。离线备份的涉密档案，备份数据应制作单独载体并标明密级和期限，与非涉密数据区分开来。报送时应指定专人按照保密规定办理。各级综合档案馆应落实专门人员，负责涉密档案备份数据及其载体的受理、保管和提供利用。

　　三、严格加强涉密档案的数字化管理，确保涉密档案安全

　　传统档案数字化成果数据是涉密档案登记备份的重要形式，各地各单位必须采取措施，加强涉密档案数字化管理工作：

　　（一）加强涉密档案数字化加工人员管理。涉密档案数字化加工不得外包，应由本单位涉密人员或者委托同级国家综合档案馆进行。涉密档案的保管单位必须做好数字化加工人员的安全保密教育和日常管理，凡参与涉密档案数字化加工的，必须经档案行政管理部门和保密行政管理部门组织的档案与保密业务培训后方能上岗。

　　（二）加强涉密档案数字化加工场所监督与管理。档案馆、室必须在本单位安排专门场所就地进行数字化加工，档案不得带离原单位；加工场所应安装监控设备，并派人实行全过程监管；加工场所的设备和网络应保持独立，不得与单位办公网络或互联网连接与共享，加工场所的所有计算机及网络严禁上互联网；应通过一定的技术手段，拆、封外设设备信息出口，确保数据无接口，防止信息外泄。

　　（三）加强涉密档案数字化加工设备管理。涉密档案数字化加工所需的所有计算机、扫描仪、存储介质等设备和软件必须经本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测，符合安全保密要求。建立局域网的，必须通过相关部门的涉密网络验收。

　　非涉密档案的数字化工作，应按照本通知要求加强安全管理。档案数字化工作需要外包的，在外包之前，要认真审核承包单位的背景情况，不得由存有安全隐患的中介组织和公司承揽档案数字化项目。外包单位应与承包单位签订安全保密协议，按照本通知要求加强数字化加工人员管理、场地管理、设备和网络管理。委托中介组织与公司进行信息管理系统设计、维护等档案信息化服务外包的，按照本通知要求，严格安全保密措施，严禁外包公司在服务过程中非法下载、留存、持有、使用任何档案信息。

　　（四）严格加强档案数字化成果数据管理。

　　1．涉密档案的数字化成果必须存储在涉密介质或系统内。涉密档案的数字化成果脱机存储时，必须采用涉密存储移动介质，并根据《浙江省涉密移动存储介质保密管理暂行规定》进行编号、登记，规范管理，设立专门场地，保证涉密载体的安全保管；实行计算机或计算机系统存储的，必须存储在涉密计算机或涉密计算机系统内，保证涉密计算机或涉密计算机系统的等级与存储的涉密档案数字化成果密级相适应，定人定岗进行涉密档案信息数据库操作。涉密档案信息系统应经测评机构测评通过并报省或市级保密行政管理部门审批后方能投入运行。涉密档案信息不得上非涉密的网络信息系统进行管理与利用。

　　2．各单位存储有档案数字化成果数据的计算机，一律不得上互联网；数字化加工人员不得私带U盘等存储介质和手机、摄录设备进入加工场所；严禁擅自拷贝、复制数据；有条件的单位应在加工设备上安装审计软件等监控设施，预防、监督数据外泄。

　　3．保存在各级综合档案馆的馆藏档案数字化成果，要严格区分密与非密，分别管理。同时，按照有关规定做好涉密档案的解密降密工作。

　　涉密档案登记备份工作，关系到国家秘密的安全，各地各单位要高度重视、认真对待。各级档案行政管理部门、保密行政管理部门，应切实履行职责，加强对各地各单位涉密档案数字化工作和登记备份工作的检查指导，既要确保各单位涉密档案登记备份不遗漏、不错备，又要确保在登记备份工作中不失密、不泄密，维护涉密档案完整与安全。

　                                                                    　浙江省档案局  浙江省保密局                                                                             　2012年8月