1.填写材料

各单位根据电子文件和数字档案登记备份的时间要求，在移交登记备份数据前认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》（包括续表，见附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。

以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《档案数据登记备份情况表》（续表）以档案登记备份载体（包）为单位填写，并包含每份载体（包）的唯一认证信息。

2.生成备份数据（包）

各单位应根据电子文件和数字档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下：

（1）电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。

（2）电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

（3）档案数字化成果。各单位应按照《镇海区区直机关、镇（街道）档案室电子目录数据库结构与交换格式及录入标准》（镇档〔2007〕4号）、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档〔2007〕4号）等规定，将纳入登记备份范围的具有永久、长期（30年）保存价值的传统载体档案优先进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。

3.报送与移交

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将登记备份载体（包）按规定时间报送给区档案登记备份中心。同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类业务的档案数据的移交方式分别如下：

（1）电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。

（2）电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。

（3）档案数字化成果。采用光盘移交方式。

4.受理、审核

区档案登记备份中心进行材料审核，并对登记备份载体进行技术检测。

5.反馈

区档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位，对于登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照登记备份中心的要求重新移交、报送。